Kağıt faturadan çok ta farklı bir belge türü olmayan E-Arşiv Fatura, V.U.K. hükümlerine göre iki nüsha düzenlenmesi gereken  faturanın, düzenleyene ait nüshasının elektronik ortamda saklanması olarak tanımlanabilir.

Elektronik ortamda düzenlenen E-Arşiv Fatura zaman damgası ve elektronik sertifika ile imzalanıp düzenlenmekte ve ayrıca karşı tarafın talebi halinde ister kağıt isterse elektronik ortamda iletilebilmektedir. 

E-Arşiv Fatura bu özelliği ile E-Fatura kullanıcılarının E-Fatura mükellefi olmayan mükelleflere ya da nihai tüketicilere de tamamen elektronik fatura düzenlemenin yolunu açmış ve bugün itibari ile 46.895 kullanıcı sisteme dahil olmuştur.

E-Arşiv Fatura Zorunlu Geçiş Süreleri:  509 Sıra Nolu Tebliğ ile Gelir İdaresi E-Arşiv Fatura kullanma zorunluluğu iki şekilde düzenlenmiştir. Bunlardan ilk grup zorunlu olarak E-Fatura kullanıcısı olanlar ile bazı faaliyet grupları olarak belirlemiş olup, ikinci grup ise belge bazında bazı hadlerin aşılması yoluyla sadece o belge bazında belirlenmiştir. Burada önem arz eden husus ikinci grupta belirtilen belge bazında belirlenmiş olan E-Arşiv Fatura zorunluluğudur. Çünkü burada sürekli bir geçiş zorunluluğu olmamakla beraber sadece aynı gün içerisinde aynı alıcılar için belli hadleri geçen faturalar belge bazında ve sadece o faturayla sınırlı olmak üzere zorunluluk kapsamına alınmıştır.

Tablo 2 – E-Arşiv Fatura Zorunlu Geçiş Süreleri

[ninja_tables id=”420″]

Tablonun 3. bölümünde belirtilen hadler Aynı günde aynı kişilere düzenlenen faturalar topluca birlikte değerlendirilecek olup, faturaların vergi dâhil tutar toplamının belirtilen tutarı aşması halinde, söz konusu faturaların e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi ve alınması zorunluluğu bulunmaktadır.

 Konunun daha net anlaşılması için aşağıdaki örneklerle açıklayabiliriz.

Örnek-1 :  Emlak komisyonculuğu faaliyeti ile iştigal eden Mükellef (A) öteden beri faaliyetine devam ediyor ve yıllık gayri safi iş hasılatı 2019 yılında 10.000 (On bin) TL olduğunu varsayalım. Bu mükellefin hem hasılat yönünden hem de sektör yönünden E-Fatura ve E-Arşiv Fatura geçiş zorunluluğu bulunmamaktadır. Mükellef (A) 2020 Ocak ayında E-Fatura ve E-Arşiv kullanıcısı olmayan Mükellef (B)’ye aracılık hizmetinden dolayı 6.000 (altıbin) TL fatura düzenleyecektir. Tebliğ kapsamında fatura tutarı 5.000 (beşbin) TL üzerinde olduğundan kağıt fatura düzenleme imkanı bulunmamaktadır. Mükellef (A) GİB Portal uygulaması üzerinden sadece bu faturaya ilişkin olmak üzere E-Arşiv Faturası düzenleyecek ve Mükellef (B)’ye talebine göre faturayı ister elektronik ortamda indirip iletecek isterse kağıt çıktısını ıslak imza ile imzalayıp teslim edecektir. Burada Mükellef (B)’nin kağıt fatura ya da E-Fatura kullanıcısı olmasının bir önemi bulunmamaktadır.  Ayrıca bu teslimden dolayı Mükellef (A)’nın sürekli olarak E-Fatura ve E-Arşiv Fatura kullanıcısı olma zorunluluğu olmayacaktır.

---

Örnek-2 : Mükellef (D) konfeksiyon işi ile iştigal etmekte olup ve herhangi zorunluluktan dolayı E-Fatura ve E-Arşiv Fatura kullanıcısı değildir. Envanterinde kayıtlı bir otomobili vergi mükellefi olmayan Vatandaş (E) ‘e ye 50.000 (ellibin) TL’ye satmıştır. Tebliğ kapsamından aynı gün içerisinde aynı nihai tüketiciye toplamda 30.000 (otuzbin) TL üzeri düzenlenecek faturalar için sadece o fatura bazında E-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi zorunluluğu bulunduğunda Mükellef (D) GİB Portal uygulaması üzerinden  sadece bu faturaya ilişkin olmak üzere E-Arşiv Faturası düzenleyecek ve Vatandaş (E)’ye talebine göre faturayı ister elektronik ortamda indirip iletecek isterse kağıt çıktısını ıslak imza ile imzalayıp teslim edecektir. Ayrıca bu teslimden dolayı Mükellef (D)’nın sürekli olarak E-Fatura ve E-Arşiv Fatura kullanıcısı olma zorunluluğu olmayacaktır. 

Örnek-3 : Mükellef (F) temizlik sarf malzemeleri toptan satışına 2020 yılına başlamış ve kağıt fatura kullanıcıdır. Mükellefiyetine yeni başladığından henüz hasılattan doğan bir geçiş zorunluluğu oluşmamış sektörden dolayı da E-Fatura ya da E-Arşiv Fatura kullanıcısı değildir. 05 Ocak 2020 tarihinde müşterilerinden E-Fatura ve E-Arşiv kullanıcısı olan Mükellef (G) sabah saatlerinde 2.000 (ikibin) TL tutarında temizlik malzemesi almış ve Mükellef (F) bu satıştan dolayı kağıt fatura düzenlemiştir. Aynı gün öğlen saatlerinde Mükellef (G) bu defa 1.000 (Bin) TL tutarında alış yapmış ve yine kendisine kağıt fatura düzenlenmiştir. Akşam saatlerinde Mükellef (G) bu defa 3.000 (üçbin) TL tutarında bir alış daha gerçekleştirmiştir.

05 Ocak 2020 tarihinde yani aynı gün içerisinde Mükellef (G)’ye 3 adet alış işleminin vergiler dahil tutarı toplamı olarak 6.000 (altıbin) TL yani 5.000 (beşbin) TL’nin üzerinde bir satış gerçekleştiği için önceden düzenlenen 2 adet kağıt faturanın iptal edilmesi ve toplam satış tutarı olan 6.000 (altıbin) TL tutarındaki satışı tamamı için Gib E-Belge Portalı üzerinden E-Arşiv Fatura düzenlenip alıcının talebine göre elektronik yada kağıt ortamda teslim edilmesi gerekmektedir. Mükellef (F) E-Fatura kullanıcısı olmadığından düzenlenecek fatura E-Arşiv Fatura olması gerekmekte olup aksi halde kağıt olarak düzenlenen her bir fatura için özel usulsüzlük cezası uygulanabilecektir.